De bijeenkomst was goed voorbereid. Koffie en thee waren geregeld, de ruimte was ruim en een zorgvuldig opgebouwd programma. De opstelling in theater vorm, een verhoogd podium voor de sprekers en achterin sta-tafels. De bijeenkomst stond gepland te beginnen om 1000 uur en vanaf 0930 begonnen de mensen binnen te komen en dat duurde zo tot 1010 toen de programma directeur besloot toch te beginnen en iedereen welkom te heten.

Na iedereen welkom geheten te hebben en de directeur die er ook was bedankt te hebben voor deze mooie kans om van de organisatie weer een ‘wendbare op de toekomst gerichte organisatie te maken door de inzet van LEAN’, nam de directeur het woord. Hij had het over de uitdagingen van de organisatie over hoe er sneller op markt omstandigheden moest worden gereageerd en dat de mensen in de zaal daarin heel belangrijk waren.

De programma directeur nam weer het woord en de directeur verliet de zaal want druk druk druk. De programma directeur had een powerpoint voorbereid over het programma, doelstellingen, tijdslijnen, programma opbouw, stuurgroep enzovoorts. Vervolgens concludeerde hij zelf dat hij hiermee de aanwezigen niet moest vervelen en deed de aanname dat iedereen wel de vraag zou hebben wat dat LEAN nu moest opleveren. En daarvoor was een speciale gastspreker die ging vertellen over het succes van LEAN in een andere organisatie. En dat het toch mooi zou zijn als wij dit ook zouden bereiken.

De zaal, vooral mannen, rug tegen de stoelleuning, voeten op de vloer en handen over elkaar keken naar wat komen ging terwijl hun managers achterin bij de sta-tafels verzameld waren en bezig waren op hun smartphones de administratie bij te werken.

Wat volgde was een powerpoint over de organisatie, de context, de aanpak en enkele successen bij die andere organisatie en het programma werd afgesloten door een foto van blije medewerkers en de boodschap van die dag: LEAN is vooral LEUK. De gastspreker werd bedankt voor het inspirerende verhaal en nu was het tijd voor de vragen. ‘En hoeveel FTE’s moeten er bespaard worden?”De programma directeur antwoordde dat het niet ging om FTE’s besparen, maar dat het vooral ging om mensen in hun kracht zetten en slimmer dingen doen. De man repliceerde dat als je dingen slimmer doet, je dan vanzelf tijd over houdt en wat ging er dan gebeuren met de vrij gekomen capaciteit? De programma directeur zei dat dat niet een doel was en dat het er vooral om ging om medewerkers in hun kracht te zetten.

‘Wat is de business case?‘ De programma directeur ontweek de vraag en herhaalde dat het programma ging om mensen in hun kracht zetten en slimmer dingen doen. De vragensteller liet zich niet met het spreekwoordelijke kluitje het bos in sturen en zei dat een programma toch ergens uit betaald moest worden en waar dan de funding vandaan kwam. Toen zei de programma directeur dat door de nieuwe werkwijze er efficiënter en effectiever gewerkt zou worden en dat op basis van die verwachte besparing het programma was opgezet maar dat besparingen niet het doel waren van het LEAN programma.

Geroezemoes in de zaal, de programma directer besloot af te sluiten met een positieve insteek en te hopen dat iedereen had gezien wat LEAN kon brengen en rekende op ieder zijn positieve inzet.